Phầm mềm Quản lý tuyển sinh
(UniEnrollment)
Phần mềm Quản lý
tuyển sinh (UniEnrollment) trong bộ giải pháp đại học tích hợp Unisoft giúp cơ
sở giáo dục có một hệ thống tuyển sinh và nhập học hiện đại, tối ưu hóa quy
trình và nâng cao trải nghiệm của thí sinh. Quy trình quản lý tuyển sinh gồm 2
khâu chính:
Phân hệ Quản
lý nghiệp vụ Tuyển sinh (UniGateEnrollment) giúp tự động hóa từ khâu
thành lập hội đồng tuyển sinh, lập kế hoạch tuyển sinh, quản lý đăng ký thí
sinh, tổ chức thi, xét tuyển cho đến công bố kết quả và thống kê dữ liệu. Nhờ
đó, nhà trường có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát và tối ưu quá trình tuyển
sinh.
Phân hệ Quản
lý Nhập học (UniAdmission) hỗ trợ toàn bộ quy trình nhập học, từ việc
quy định thời gian nhập học, thu thập hồ sơ trực tuyến, kiểm tra tính hợp lệ
của giấy tờ, xác nhận nhập học đến tổng hợp báo cáo chi tiết. Hệ thống giúp đơn
giản hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.
Hệ thống UniGateEnrollment và UniAdmission được thiết kế nhằm hỗ
trợ toàn diện các trường đại học, cao đẳng trong việc quản lý tuyển sinh và
nhập học một cách hiệu quả, chính xác được tích hợp và đồng bộ dữ liệu với phần
mềm Quản lý đào tạo, giúp quản lý toàn diện từ công tác tuyển sinh đến công tác
đào tạo. Nhờ đó, thông tin sinh viên trúng tuyển được cập nhật ngay vào hệ
thống đào tạo, đảm bảo tính nhất quán dữ liệu và giúp nhà trường quản lý xuyên
suốt quá trình học tập của sinh viên từ khi nhập học cho đến khi tốt nghiệp.
Các chức năng chính của từng phân hệ:
1. Phân hệ Quản lý nghiệp vụ tuyển sinh
(UniGateEnrollment)
1.1. Quản lý hội
đồng tuyển sinh: Chức năng này giúp tạo lập, chỉnh sửa, tìm kiếm và lưu trữ
thông tin hội đồng tuyển sinh.
1.2. Thành lập hội
đồng tuyển sinh: Hỗ trợ việc nhập thông tin, cập nhật và xóa dữ liệu hội đồng
tuyển sinh. Hệ thống cho phép tìm kiếm hội đồng tuyển sinh theo năm, ngành hoặc
thành viên.
1.3. Quản lý kế
hoạch tuyển sinh: Cung cấp công cụ nhập liệu, lưu trữ và theo dõi kế hoạch
tuyển sinh theo từng năm học. Nhà trường có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu các
năm trước để lập kế hoạch cho năm tiếp theo.
1.4. Quản lý đăng
ký tuyển sinh: Quản lý toàn bộ quy trình đăng ký tuyển sinh của thí sinh từ
đăng ký trực tuyến, xét tuyển, kiểm tra hồ sơ, đến duyệt kết quả.
1.5. Quản lý
phương thức, tổ hợp: Hỗ trợ cập nhật, chỉnh sửa các phương thức xét tuyển như
tuyển thẳng, xét tuyển học bạ, điểm thi THPT, Đánh giá năng lực,…
1.6. Quản lý
phương án điểm: Cho phép thiết lập ngưỡng điểm xét tuyển theo từng ngành, tổ
hợp môn, khu vực ưu tiên và các điều kiện khác do trường quy định.
1.7. Quản lý giấy
tờ đối tượng xét tuyển: Thí sinh có thể tải lên các giấy tờ cần thiết như bằng
tốt nghiệp, chứng chỉ, minh chứng ưu tiên. Nhà trường có thể kiểm tra và xác
nhận tính hợp lệ.
1.8. In phiếu đăng
ký theo đối tượng xét tuyển: Hệ thống tạo và in phiếu đăng ký tuyển sinh tùy
theo từng đối tượng xét tuyển, đảm bảo thông tin chính xác.
1.9. Cổng đăng ký
tuyển sinh trực tuyến: Cho phép thí sinh nhập thông tin đăng ký online, chọn
ngành học, tổ hợp môn xét tuyển.
1.10. Gửi thông
báo làm thủ tục tuyển sinh: Hệ thống tự động gửi email hoặc SMS thông báo về
quy trình làm thủ tục tuyển sinh cho thí sinh.
1.11. Thống kê số
lượng đăng ký theo ngành: Hiển thị số lượng thí sinh đăng ký theo từng ngành
học dưới dạng biểu đồ và báo cáo chi tiết.
1.12. Duyệt hồ sơ
thí sinh đăng ký online: Hội đồng tuyển sinh có thể kiểm tra, xác nhận hoặc từ
chối hồ sơ đăng ký trực tuyến.
1.13. Quản lý tổ
chức thi tuyển: Chức năng này hỗ trợ lập kế hoạch, phân phòng thi, đánh số báo
danh, tổ chức thi và quản lý quy trình chấm thi.
1.14. Tổ chức thi
cho những thí sinh đăng ký: Lập danh sách thí sinh dự thi, sắp xếp phòng thi,
cử giám thị coi thi.
1.15. Lập danh
sách phòng thi, số báo danh, đánh phách: Hệ thống tự động chia phòng thi theo
số lượng thí sinh, đánh số báo danh, thực hiện đánh phách, ghép phách bài thi.
1.16. Quản lý kết
quả xét tuyển: Hỗ trợ xét tuyển tự động, cập nhật kết quả, công bố danh sách
trúng tuyển.
1.17. Xét sinh
viên đủ điều kiện trúng tuyển: Hệ thống đối chiếu điểm thi, khu vực ưu tiên,
ngành học để xác định danh sách trúng tuyển.
1.18. Cập nhật thí
sinh trúng tuyển vào hệ thống: Lưu trữ thông tin sinh viên trúng tuyển, đồng bộ
với hệ thống quản lý đào tạo.
1.19. Tra cứu kết
quả thi: Thí sinh có thể đăng nhập hệ thống để tra cứu kết quả xét tuyển.
1.20. Quản lý báo
cáo, thống kê: Hỗ trợ xuất báo cáo thống kê kết quả tuyển sinh theo ngành, năm,
phương thức xét tuyển.
1.21. Thống kê số lượng
trúng tuyển theo ngành, theo năm: Xuất báo cáo chi tiết số lượng sinh viên
trúng tuyển theo từng năm học.
1.22. Thống kê
theo phổ điểm: Hiển thị phân bố điểm xét tuyển, giúp nhà trường đánh giá chất
lượng tuyển sinh.
1.23. In báo cáo
danh sách trúng tuyển: Cho phép xuất file PDF hoặc Excel danh sách thí sinh
trúng tuyển.
1.24. In giấy báo
trúng tuyển, nhập học: Hệ thống tạo giấy báo trúng tuyển và hướng dẫn nhập học
cho sinh viên mới.
2. Phân hệ Quản lý nhập học (UniAdmission)
2.1. Quy định thời
gian nhập học: Xác định thời gian chính thức theo từng đợt xét tuyển, thời gian
gia hạn.
2.2. Quản lý danh
mục giấy tờ nhập học: Danh sách giấy tờ cần thiết theo từng đối tượng thí sinh,
hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ.
2.3. Cổng đăng ký
nhập học trực tuyến: Cho phép thí sinh đăng ký, tải giấy tờ lên hệ thống, xác
nhận nhập học.
2.4. Kiểm tra tính
hợp lệ của giấy tờ: Đối chiếu hồ sơ với yêu cầu, phát hiện lỗi, thông báo cho
thí sinh chỉnh sửa.
2.5. Xác nhận nhập
học trực tuyến: Xác nhận hoàn tất thủ tục nhập học trên hệ thống, gửi thông báo
qua email, SMS…
2.6. Tổng hợp danh
sách thí sinh thiếu giấy tờ: Lọc danh sách, gửi nhắc nhở, phân loại mức độ
thiếu giấy tờ.
2.7. Cho phép nộp bổ sung giấy tờ sau hạn: Quy
định giấy tờ được bổ sung, mở kênh nộp trực tuyến hoặc trực tiếp.
2.8. Xuất danh
sách sinh viên đã nhập học: Tổng hợp danh sách theo ngành, khóa học, cung cấp
báo cáo cho các bộ phận.
2.9. Tổng hợp báo
cáo số liệu nhập học: Thống kê số liệu theo tiêu chí, xuất báo cáo phục vụ quản
lý.